English
Cehalet insanı çirkefleştirir. Suskunluğum asaletimdendir. Her lafa verecek cevabım var, lakin bir lafa bakarım laf mı? diye... Bir de söyleyene bakarım "adam mı?" diye...
Mevlana

İK'DA TASARRUF

İNSAN KAYNAKLARI BİRİMİ TASARRUFA NASIL KATKI SAĞLAR? Bazen eğitimlerde İK’yı “hayalet birim” olarak tanımladığımda şaşkın yüzlerle karşılaşıyorum. Gerçekten de, ne karlılığa ne de maliyete doğrudan etki eden bir yapısı var İK işleyişinin. Ancak buzdağının suyun altındaki kısmında kurumun görünmez maliyet kalemlerini düşürebilmek de yine İK sistemleriyle mümkün. Buyurun “Nasıl?” kısmına geçelim.

İNSAN KAYNAKLARI BİRİMİ TASARRUFA NASIL KATKI SAĞLAR?
Bazen eğitimlerde İK’yı “hayalet birim” olarak tanımladığımda şaşkın yüzlerle karşılaşıyorum. Gerçekten de, ne karlılığa ne de maliyete doğrudan etki eden bir yapısı var İK işleyişinin. Ancak buzdağının suyun altındaki kısmında kurumun görünmez maliyet kalemlerini düşürebilmek de yine İK sistemleriyle mümkün. Buyurun “Nasıl?” kısmına geçelim.
Merak içinde okuyanları düşünerek farklı kaynaklardan derlediğim 5 öneriyi hemen sıralıyorum efendim:
1. İK birimi bordrolama yapmadan önce doğru kontrol noktalarında harekete geçtiği taktirde genellikle fazla mesai ve tatil günlerinde mesai gibi durumlarda “tahminlerle” belirlenen hak edişlerle ilgili hataların önüne geçebilir. Örneğin; gece 00.30 – 07.30 vardiyasında 3 saat, 07.30 – 15.30’da 3 saat ve 15.30 – 00.30 arasında da 2 saat çalışan bir işçinin hak edişinin nasıl hesaplanacağı her vardiya için önceden belirlenen katsayılar kullanılarak değil, iş hukuku kuralları ve AB standartlarını da işe dâhil ederek ancak otomasyonla sağlanabilir.
2. Zamanında mesaisine başlamayan çalışanların yol açtığı görünmez kaybı önleyebilmek için de İK birimine kurumsal tasarruf açısından iş düşüyor. Birbirinin yerine kart basmak ve imza atmak suretiyle çalışanların birbirini kolladığı vakalara rastlıyoruz. Biyometrik doğrulama, yaka kartı okutma işlemiyle birlikte yapılacak tek kullanımlık şifre girişi gibi sistem öğeleriyle bu usulsüzlüğün önüne geçilebilir.
3. Çalışanlar, idari işlerle ilgili insan kaynakları yönetim konularındaki sorularını genellikle kolaya kaçıp doğrudan İK birimine yöneltir. Bu da İK personeli açısından ciddi bir odak bozukluğu ve gereksiz zaman kaybına yol açar. Kurulacak bir bilgi sistemiyle çalışanların o ayki çalışma saatlerini, hak edişlerini, izin kullanım durumlarını, kalan yıllık izinlerini ve buna benzer özlük hakları bilgilerini kendi kendilerine öğrenmeleri sağlanabilir. Bu da İK çalışanları açısından verimlilik kaybına sebep veren bu dikkat dağıtıcı ve zaman hırsızı sorunun engellenmesi anlamına geliyor.
4. Çalışanların plansız devamsızlıkları dolaylı biçimde verimliliği düşürdüğü gibi gizli bir maliyet kalemi olarak da karşımıza çıkıyor. Ayrıca çalışma saatleri içinde verilen küçük molaların gereksiz uzatılarak suiistimal edilmesi de sıklıkla rastlanan bir durum. Bunun masanın diğer tarafı açısından bakıldığında karşılığı olan durumda ise çalışanların fazla
mesailerinin doğru hesaplanması önem kazanıyor. Öte yandan bilgi teknolojilerini insan yönetimi süreçleriyle örtüştürmemiş kurumlarda, diğer bir deyişle insan kaynakları yönetimiyle ilgili yazılım kullanmayan işletmelerde çalışanın hakları çoğunlukla göz ardı ediliyor. Çözüm; tüm kurumu kapsayan bütünleşmiş bilgi yönetim sistemleri kullanmakta.
5. “Sade ve küçük güzeldir” sloganıyla yalın yönetim sistemlerini kurumlarına yerleştiren ve çalışanlarına benimsetebilen işletmeler masrafları azaltarak maliyet avantajı sağladıkları gibi verimliliği de arttırıyorlar. Bozulanı atmak yerine tamir et(tir)mek, çalışma alanlarını gereksiz eşyalardan arındırmak, temizlik ve ergonomiye özen göstermek ve tüm bunları kurum kültürünün bir parçası olarak çalışanlar arasında yaygınlaştırmak avantaj sağlıyor.
Sayılan bu beş çözüm önerisini birlikte düşündüğümüzde verimli çalışma zamanının belirgin şekilde artması işten bile değil. Elbette buradaki en önemli faktör bütünsellik. Kurumun bütün kademelerinde, tüm çalışanların sahiplenmesiyle uygulanacak bu öneriler stratejik kurumsal hedeflerinizi gerçekleştirmenize katkı sağlayacaktır.
Mehpare Şayan KİLECİ
Eylül-2015
Kaynaklar:
 http://www.morebusiness.com
 http://www.kronos.com
 http://www.youngupstarts.com
 http://www.cerasis.com
 http://www.humana.com
 http://www.aberdeen.com/_aberdeen/app/research-survey/library.aspx