RASYONEL YÖNETİCİNİN YOL HARİTASI: BÜTÇE

Bütçe en klasik tabiriyle işletmenin hedeflerinin, belirli bir zaman dilimi için, rakamlarla ifade edilmesidir. Çok fazla değişkenin olduğu bir ortamda bütçe olmadan karar vermeye çalışmak uçsuz bucaksız bir okyanusta her türlü hava şartına hazırlıksız ve de pusulasız bir şekilde yol almaya çalışmak gibi olacaktır.    

Bütçenin önemini kavrayabilen işverenler ve üst düzey yöneticiler, belirsizlikleri en aza indirerek öngörülebilir gelecek planlaması ile şirketlerini yönetebilme ayrıcalığına sahip olmaktadır.

Şirketin stratejisine uygun olarak kurgulanan senaryolar ve temel varsayımların belirlenmesi ile başlayan bütçe hazırlık süreci satış-üretim-alım-yatırım-personel-genel harcamalar ve finansman gibi operasyonel süreçler ile devam eder. Kâr/zarar, bilanço ve nakit akım tabloları ise en temel çıktı raporları olarak belirtilebilir.

Strateji senaryoları, şirketin kendi gerçeklerini baz alarak piyasa dinamiklerine göre oluşturulmaktadır. Hedef pazar araştırmaları, yeni ürün denemeleri, yatırım fizibiliteleri vb kararlar ile temel strateji belirlenmektedir. Bütçe dönemindeki temel büyüklükler konusunda yönetim kurulu ve genel müdürlük mutabakata varmış olmalıdır. Tüm operasyonel süreçlerde, mutabık olunan temel büyüklüklere uygun hareket edilmelidir.

Operasyonel süreçler satış bütçesi ile başlamaktadır. Uygun olan en alt detayda miktar, fiyat, değişken masraf öngörüleri yapılır. Satılması düşünülen ürün tiplerine göre reçete ve diğer üretim bilgileri hazırlanmaktadır. Satış-üretim-stok değerleriyle miktarsal denge sağlanarak MRP (material requirement planning -malzeme ihtiyaç planlaması) yardımıyla satın alma bütçesine ulaşılacaktır. Gerek kapasite artışı gerekse de yenileme yatırım planları bütçeye eklenir. Personel bütçesi, masraf bütçesi ve de tüm bu harcamaları karşılayabilecek finansman varsayımları da eklendikten sonra maliyet hesaplamaları ile süreç tamamlanacaktır.

Varsayımlar ve hazırlanmış olan bilgilerin harmanlanmasıyla bütçenin sonuç tablolarının analizi aşamasına geçilmiş olacaktır. Temel tablolar olan kâr/zarar bilanço, nakit akış ve de yardımcı raporlar ile bütçenin uygunluğu ve tutarlılığı test edilir. Olası sorunlar tespit edilerek düzeltilir ve nihai hali yönetim kurulunun onayına sunulur.           

Hazırlanmış olan bütçe, şirketteki tüm bileşenler için takip ve kontrol aracı olarak kullanılmaktadır. Bütçe-fiili karşılaştırma raporları ise hem performans ölçümüne baz olmakta hem de sonraki dönem bütçe hazırlıklarında iyileştirmeleri sağlamaktadır. Şirket genelinde bütçe kültürünün yerleşmesi için gerekli süre ise, şirketteki tüm kademelerin bütçe sürecine verdikleri öneme bağlı olarak değişiklik göstermektedir.

Örneğin; yatırım kararı almak için fizibilite çalışmaları yapan bir işletmede, 5 ya da 10 yıllık projeksiyonları bütçe senaryoları ile yapabilmek mümkündür. İyi, kötü senaryoların hazırlanması, yatırımın geri dönüş süresinin rasyonel temellerle analiz edilmesi optimum senaryoya ulaşma konusunda da yardımcı olacaktır.

Aynı şekilde hizmet sektöründe çalışan bir işletme için de, gelir ve gider hedeflerinin sistematik bir şekilde takip edilebilmesi yine bütçe disiplini ile sağlanabilmektedir.

- Mustafa Kılcı